Política de Privacidade

26 de setembro de 2026 · v2026-09.3

A Duologa reconhece que informações relacionadas à saúde, à vida privada e ao acompanhamento psicológico ou terapêutico exigem elevado grau de proteção.

Esta Política explica como CONVERSAÇÕES INSTITUTO DE FACILITAÇÃO DE DIÁLOGOS LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 08.867.260/0001-70, com sede em R. Professor Alonso Ferraz, 81 — Ribeirão Preto/SP, CEP 14025-530, trata dados pessoais relacionados ao site e à plataforma Duologa.

Esta Política deve ser lida em conjunto com os Termos de Uso, os contratos firmados com assinantes e, quando existente, o acordo de tratamento de dados aplicável.

1. A quem esta Política se aplica

Esta Política aplica-se a dados de:

profissionais;
administradores e colaboradores de clínicas ou organizações;
Pessoas Atendidas;
participantes de sessões remotas;
usuários convidados;
visitantes do site;
contatos comerciais;
pessoas que solicitam suporte;
representantes legais;
fornecedores e parceiros.

2. Papéis da Duologa no tratamento

O papel da Duologa varia conforme a operação realizada.

2.1 Duologa como controladora

A Duologa atua como controladora quando decide as finalidades e os meios essenciais relacionados a:

criação e administração de contas;
contratação e faturamento;
autenticação;
prevenção a fraude;
segurança da Plataforma;
atendimento e suporte;
comunicação contratual;
análise do funcionamento do produto;
cumprimento de obrigações legais;
defesa em processos;
comunicação comercial da própria Duologa.

2.2 Duologa como operadora

A Duologa atua predominantemente como operadora quando processa, em nome de Profissional ou Organização:

dados de Pessoas Atendidas;
prontuários;
registros psicológicos ou terapêuticos;
anotações clínicas;
documentos profissionais;
gravações;
transcrições;
resumos de sessões;
arquivos anexados;
informações utilizadas em Recursos de IA;
dados de agenda relacionados ao atendimento.

Nessas situações, o Profissional ou a Organização é o controlador e define a finalidade, a base legal, os dados inseridos, os prazos profissionais de guarda, as pessoas autorizadas e as instruções de correção, exportação ou eliminação.

Pedidos relacionados a Dados Clínicos poderão precisar ser encaminhados ao respectivo Profissional ou Organização.

3. Dados que podemos tratar

3.1 Dados de profissionais e administradores

Podemos tratar:

nome;
CPF ou outro documento;
data de nascimento;
endereço;
telefone;
e-mail;
fotografia;
profissão;
especialidade;
número de registro profissional;
organização à qual está vinculado;
dados fiscais;
informações de plano e assinatura;
histórico de pagamentos;
preferências e configurações;
comunicações com suporte;
credenciais e dados de autenticação.

3.2 Dados de Pessoas Atendidas

Conforme as informações inseridas pelo Profissional, podem ser tratados:

nome e nome social;
data de nascimento;
documento de identificação;
dados de contato;
endereço;
dados do responsável legal;
informações de agenda;
histórico de atendimento;
registros profissionais;
dados de saúde física ou mental;
queixas, sintomas e histórico relatado;
informações familiares, sociais ou profissionais;
documentos e arquivos;
prescrições ou encaminhamentos inseridos pelo Profissional;
gravações, transcrições e resumos;
informações relacionadas à evolução do acompanhamento.

A Duologa não exige que o Profissional insira todos esses dados. O Profissional deve limitar a coleta ao necessário para sua atividade.

3.3 Dados de sessões remotas

Quando uma sessão remota for realizada, poderemos tratar:

nome dos participantes;
data e duração;
endereço IP;
dados técnicos da conexão;
identificadores do dispositivo;
qualidade de áudio e vídeo;
mensagens ou arquivos enviados;
áudio ou vídeo, quando houver gravação autorizada;
transcrição, quando a função estiver habilitada.

3.4 Dados técnicos e de navegação

Podemos tratar:

endereço IP;
data e horário de acesso;
páginas e recursos acessados;
navegador;
sistema operacional;
tipo de dispositivo;
identificadores de sessão;
registros de erros;
eventos de segurança;
logs de autenticação;
cookies e tecnologias semelhantes.

3.5 Dados obtidos de integrações

Quando o usuário conectar serviços externos, poderemos receber, conforme as permissões concedidas:

identificação da conta externa;
eventos de calendário;
horários disponíveis;
links de reunião;
contatos selecionados;
tokens de autorização;
identificadores de pagamento;
número de telefone ou identificador de usuário do WhatsApp, nome de perfil e status de entrega de mensagens (módulo WhatsApp);
informações necessárias à integração solicitada.

A Duologa procura solicitar apenas as permissões necessárias ao funcionamento da integração.

4. Como obtemos os dados

Os dados podem ser obtidos:

diretamente do titular;
do Profissional ou da Organização;
de administrador da conta;
de responsável legal;
durante uma sessão;
por integrações autorizadas;
automaticamente, durante o uso;
de prestadores de pagamento;
de fontes públicas, quando necessário para validação profissional ou prevenção a fraude;
por comunicações de suporte ou relacionamento comercial.

5. Finalidades e bases legais

A Duologa trata dados pessoais para as finalidades e com os fundamentos normalmente indicados abaixo, sem prejuízo de outras hipóteses legalmente aplicáveis ao caso concreto.

5.1 Cadastro, autenticação e conta

Finalidades: criar, administrar e proteger a conta, controlar permissões e permitir o acesso à Plataforma.

Fundamentos normalmente aplicáveis: execução de contrato, procedimentos preliminares, legítimo interesse e cumprimento de obrigação legal.

5.2 Assinatura, cobrança e faturamento

Finalidades: processar pagamentos, emitir documentos fiscais, controlar inadimplência e prestar contas.

Fundamentos normalmente aplicáveis: execução de contrato e cumprimento de obrigação legal.

5.3 Atendimento e suporte

Finalidades: responder solicitações, solucionar problemas e registrar o histórico de atendimento.

Fundamentos normalmente aplicáveis: execução de contrato e legítimo interesse.

5.4 Segurança e prevenção a fraude

Finalidades: proteger contas, titulares e infraestrutura, investigar eventos e prevenir usos ilícitos.

Fundamentos normalmente aplicáveis: legítimo interesse, cumprimento de obrigação legal e exercício regular de direitos.

5.5 Comunicações operacionais

Finalidades: informar sobre conta, segurança, faturamento, manutenção e alterações contratuais.

Fundamentos normalmente aplicáveis: execução de contrato e cumprimento de obrigação legal.

5.6 Comunicações comerciais

Finalidades: apresentar funcionalidades e ofertas próprias da Duologa.

Fundamentos normalmente aplicáveis: consentimento ou legítimo interesse, conforme o contexto, sempre com opção de cancelamento.

5.7 Dados Clínicos

Finalidades: executar as funcionalidades solicitadas pelo controlador, como prontuário, agenda, armazenamento, transcrição, resumo e geração de rascunhos.

Fundamento: instruções do Profissional ou da Organização e base legal definida pelo controlador nos termos da LGPD, inclusive as hipóteses aplicáveis a dados pessoais sensíveis.

5.8 Gravação, transcrição e transferência internacional

Finalidades: registrar a sessão quando solicitado, converter áudio em texto, organizar registros e produzir materiais auxiliares para revisão profissional.

Fundamentos: consentimento específico para gravação e transcrição; enquanto adotado esse mecanismo, consentimento específico e destacado para a transferência internacional; e demais hipóteses legalmente aplicáveis ao controlador.

5.9 Logs de aplicação

Finalidades: segurança, auditoria e cumprimento do Marco Civil da Internet.

Fundamentos normalmente aplicáveis: cumprimento de obrigação legal e legítimo interesse.

5.10 Defesa de direitos

Finalidades: produzir evidências e responder a processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

Fundamento: exercício regular de direitos.

O legítimo interesse não será utilizado como fundamento autônomo para explorar Dados Clínicos para publicidade, perfil comercial ou finalidades incompatíveis com o atendimento.

6. Dados pessoais sensíveis

Dados referentes à saúde são classificados pela LGPD como dados pessoais sensíveis.

A Duologa trata esses dados somente quando:

atua sob instruções do Profissional ou da Organização;
o tratamento é necessário à funcionalidade contratada;
existe fundamento legal válido;
são adotadas salvaguardas compatíveis com os riscos;
o acesso é limitado às pessoas autorizadas.

A Duologa não vende Dados Clínicos e não utiliza informações de saúde para publicidade direcionada.

7. Inteligência artificial e processamento automatizado

A Duologa poderá disponibilizar recursos para:

transcrever áudio;
resumir textos;
organizar registros;
sugerir estruturas;
melhorar clareza e formatação;
apoiar pesquisas internas;
gerar rascunhos de documentos;
classificar ou relacionar informações.

Esses recursos não substituem a análise humana. A Duologa não atribui aos resultados gerados valor de diagnóstico, prescrição, avaliação psicológica, decisão clínica ou documento profissional.

O Profissional deverá revisar, corrigir e validar qualquer resultado antes de utilizá-lo.

7.1 Proibição de treinamento com Dados Clínicos

Áudios, gravações, transcrições, prontuários e outros Dados Clínicos não serão utilizados pela Duologa para treinamento de modelos gerais ou compartilhados de IA.

A funcionalidade de transcrição somente será disponibilizada quando a conta, o plano, a região e as configurações do fornecedor impedirem o uso do conteúdo para:

treinamento de modelos gerais ou compartilhados;
benchmarking;
publicidade;
elaboração de perfis comerciais;
desenvolvimento de produtos do fornecedor ou de terceiros.

A Duologa manterá evidência da configuração ou confirmação de opt-out aplicável. Contas gratuitas ou configurações que não permitam impedir esses usos não serão empregadas para sessões terapêuticas ou outros conteúdos clínicos.

Dados efetivamente anonimizados somente poderão ser utilizados para segurança, avaliação de desempenho e melhoria técnica quando não houver possibilidade razoável de identificação ou reidentificação das pessoas envolvidas.

8. Gravações e transcrições

A gravação e a transcrição de sessões são opcionais e permanecem desativadas por padrão.

Antes de sua ativação, os participantes receberão informações específicas sobre finalidade, categorias de dados, processamento automatizado, compartilhamento com fornecedor, transferência internacional, retenção, segurança e revogação.

A aceitação desta Política não substitui a autorização específica para gravação, transcrição e transferência internacional.

A recusa não impede a realização da sessão sem gravação e sem transcrição, ressalvadas modalidades específicas previamente escolhidas e informadas.

8.1 Dados tratados

A gravação e a transcrição poderão envolver:

voz;
imagem, quando houver gravação de vídeo;
nomes e identificação dos participantes;
data e duração da sessão;
conteúdo das falas;
informações sobre saúde física ou mental;
dados familiares, sociais, profissionais ou financeiros mencionados durante a sessão;
metadados técnicos necessários ao processamento.

8.2 Finalidades

Os dados poderão ser tratados para:

produzir a gravação solicitada;
converter áudio em texto;
diferenciar participantes da conversa, quando o recurso estiver disponível;
organizar registros;
criar rascunhos e resumos;
permitir revisão pelo Profissional;
armazenar documentos quando essa função estiver habilitada;
manter segurança e rastreabilidade da operação.

A transcrição automática poderá apresentar erros e somente passará a integrar registro profissional após revisão e validação pelo Profissional.

9. AssemblyAI como fornecedora de transcrição

Para realizar a conversão de áudio em texto, a Duologa utiliza atualmente a AssemblyAI Inc., empresa sediada nos Estados Unidos que atua como suboperadora de dados.

As categorias de informações compartilhadas poderão incluir:

arquivo ou fluxo de áudio;
voz dos participantes;
conteúdo das falas;
identificadores técnicos da solicitação;
parâmetros necessários à transcrição;
metadados mínimos de processamento.

A AssemblyAI deverá tratar os dados apenas conforme as instruções da Duologa e para a finalidade de prestar o serviço de transcrição.

A Duologa exigirá, contratual e tecnicamente, que a AssemblyAI e seus subprocessadores:

mantenham confidencialidade;
adotem medidas adequadas de segurança;
limitem o tratamento à finalidade contratada;
não utilizem o conteúdo para treinamento de modelos;
não realizem benchmarking com o conteúdo;
auxiliem no atendimento aos direitos dos titulares;
comuniquem incidentes de segurança;
eliminem ou devolvam os dados conforme as instruções recebidas.

9.1 Retenção no fornecedor

Os arquivos enviados para transcrição serão configurados para o menor prazo de retenção tecnicamente disponível e compatível com o plano e a configuração adotados.

Após a conclusão e a verificação técnica do processamento, a Duologa solicitará ou executará a exclusão dos arquivos temporários, das transcrições intermediárias e dos artefatos mantidos pelo fornecedor, ressalvados metadados mínimos necessários a faturamento, segurança, prevenção a fraude ou cumprimento legal.

A retenção de cópia da gravação na Duologa somente ocorrerá quando essa funcionalidade tiver sido expressamente ativada pelo Profissional e informada aos participantes.

10. Transferência internacional relacionada à transcrição

O uso da AssemblyAI envolve transferência internacional de dados para os Estados Unidos, incluindo voz, conteúdo das falas e possíveis dados pessoais sensíveis relacionados à saúde.

A transferência tem como finalidade receber temporariamente o áudio, processar a voz, gerar a transcrição, disponibilizar o resultado à Duologa, prestar suporte técnico e executar medidas de segurança e eliminação.

10.1 Mecanismo atualmente adotado

Enquanto não houver outro mecanismo contratual implementado e divulgado, a transferência internacional será realizada com base no consentimento específico e destacado do titular, apresentado separadamente das demais autorizações e contendo informação prévia sobre:

o caráter internacional da operação;
o país principal de destino;
a identidade e a função do fornecedor;
as categorias de dados transferidos;
a finalidade da transferência;
a possibilidade de revogação para operações futuras.

A recusa ao consentimento internacional impedirá o envio do áudio à AssemblyAI e, consequentemente, o uso da transcrição automática, sem impedir a realização da sessão sem esse recurso.

10.2 Migração para mecanismo contratual

A Duologa poderá incorporar aos contratos com o importador as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados ou adotar outro mecanismo previsto na LGPD e na regulamentação aplicável.

Quando isso ocorrer, esta Política será atualizada para identificar o mecanismo efetivamente utilizado. O consentimento específico para gravação e transcrição continuará sendo coletado quando necessário, ainda que deixe de ser o mecanismo jurídico da transferência internacional.

10.3 Informações essenciais da transferência

Exportador: CONVERSAÇÕES INSTITUTO DE FACILITAÇÃO DE DIÁLOGOS LTDA
Importador ou suboperador: AssemblyAI Inc.
País principal de destino: Estados Unidos
Serviço: processamento de áudio e geração de transcrição
Categorias de dados: voz, áudio, conteúdo das falas, possíveis dados de saúde e metadados técnicos
Titulares: Pessoas Atendidas, profissionais e demais participantes das sessões
Finalidade: produzir a transcrição solicitada pelo Profissional
Mecanismo atual: consentimento específico e destacado para transferência internacional
Canal para direitos: contato@conversacoes.com.br

A lista atualizada de subprocessadores, países e serviços utilizados será mantida em página própria da Duologa ou disponibilizada mediante solicitação.

11. Compartilhamento de dados

11.1 Com o Profissional ou a Organização

Pessoas autorizadas pelo controlador poderão acessar os dados conforme seus perfis e permissões.

11.2 Com prestadores de serviços

Podemos utilizar fornecedores de:

infraestrutura em nuvem;
armazenamento e backups;
inteligência artificial;
transcrição;
videoconferência;
envio de e-mails e mensagens;
mensageria pela WhatsApp Business Platform (Meta);
autenticação;
segurança;
monitoramento técnico;
pagamentos;
atendimento;
assinatura eletrônica;
análise de desempenho.

Esses fornecedores deverão estar sujeitos a obrigações de confidencialidade, segurança e limitação de finalidade.

11.3 Com integrações escolhidas pelo usuário

Quando o usuário ativar integração, dados poderão ser enviados ao serviço selecionado. O tratamento realizado diretamente pelo terceiro estará sujeito à política de privacidade desse terceiro.

11.4 Com autoridades

Dados poderão ser fornecidos quando necessário para cumprir lei, atender ordem válida, proteger direitos, prevenir fraude, investigar incidente, proteger a vida ou integridade física ou cooperar com autoridade competente.

Sempre que juridicamente possível, a Duologa limitará o fornecimento ao estritamente necessário.

11.5 Operações societárias

Em caso de fusão, aquisição, investimento, reorganização ou transferência de ativos, dados poderão ser compartilhados sob deveres de confidencialidade e continuidade das proteções previstas nesta Política.

11.6 Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) como fornecedora de mensageria

Quando a Organização ou o Profissional ativa o módulo WhatsApp, a Duologa passa a enviar e receber mensagens pela WhatsApp Business Platform, serviço da Meta Platforms, Inc. (Estados Unidos) e de suas afiliadas, na condição de provedora de tecnologia (Tech Provider) autorizada pelo titular da conta WhatsApp Business.

A conta WhatsApp Business, o número de telefone e a relação comercial com a Meta pertencem à Organização ou ao Profissional, que aceita os termos e as políticas da Meta ao conectar a linha. A Duologa recebe apenas a autorização necessária para operar a linha em nome do titular, que pode revogá-la a qualquer momento, na própria plataforma ou junto à Meta.

As categorias de dados que trafegam entre a Duologa e a Meta poderão incluir:

número de telefone do destinatário ou identificador de usuário atribuído pela Meta;
nome de perfil do WhatsApp de quem envia mensagens à linha;
conteúdo das mensagens enviadas e recebidas (confirmações, lembretes e respostas);
status de entrega e leitura das mensagens;
identificadores técnicos das mensagens e da conta;
indicadores de qualidade e limites da linha atribuídos pela Meta.

Mensagens ativas — confirmações de consulta e lembretes de cobrança — somente são enviadas com consentimento de comunicação vigente da Pessoa Atendida, registrado e revogável. Mensagens recebidas por iniciativa da Pessoa Atendida são tratadas como atendimento administrativo.

O canal de WhatsApp é operacional e não integra o prontuário: a Duologa não incorpora o conteúdo dessas conversas ao registro clínico nem o utiliza em análises clínicas, e orienta que informações clínicas não sejam enviadas por esse canal.

O único tratamento automatizado desse conteúdo é operacional, ligado ao agendamento e à cobrança: quando a Pessoa Atendida responde por escrito a um pedido de confirmação de consulta, a resposta é interpretada por inteligência artificial, de fornecedor contratado pela Duologa (item 11.2), exclusivamente para identificar se ela confirma ou cancela aquele horário. O resultado é registrado no agendamento, com os efeitos definidos pela Organização ou pelo Profissional (como a cobrança de cancelamento tardio), e a Pessoa Atendida recebe em seguida uma mensagem informando o que foi registrado. Respostas ambíguas não geram decisão automática: são encaminhadas à equipe do consultório. A Pessoa Atendida pode pedir ao consultório a revisão desse registro (art. 20 da LGPD).

O tratamento realizado pela própria Meta está sujeito às políticas de privacidade e aos termos da Meta e do WhatsApp Business. A credencial que autoriza a Duologa a operar a linha é armazenada criptografada e nunca é exposta ao navegador ou a terceiros.

11.7 Transferência internacional relacionada ao WhatsApp

O uso da WhatsApp Business Platform envolve transferência internacional de dados para os Estados Unidos e para os demais países em que a Meta mantém infraestrutura, abrangendo número de telefone ou identificador de usuário, conteúdo das mensagens e metadados de entrega.

Exportador: CONVERSAÇÕES INSTITUTO DE FACILITAÇÃO DE DIÁLOGOS LTDA, por conta e ordem da Organização ou do Profissional titular da linha
Importador: Meta Platforms, Inc. e afiliadas (WhatsApp)
País principal de destino: Estados Unidos
Serviço: envio e recebimento de mensagens pela WhatsApp Business Platform
Categorias de dados: número de telefone ou identificador de usuário, nome de perfil, conteúdo das mensagens, status de entrega e metadados técnicos
Titulares: Pessoas Atendidas e demais contatos que se comuniquem com a linha
Finalidade: confirmações de consulta, lembretes de cobrança e atendimento administrativo pela linha da Organização ou do Profissional
Mecanismo: consentimento de comunicação da Pessoa Atendida, informada sobre o caráter internacional por meio desta Política, sem prejuízo da adoção de cláusulas-padrão contratuais nos termos do item 10.2
Canal para direitos: contato@conversacoes.com.br

A recusa ou a revogação do consentimento de comunicação impede novos envios pelo WhatsApp, sem prejuízo dos demais canais de contato e do atendimento.

11.8 Local de armazenamento e local de processamento

A Duologa distingue o local em que os dados são armazenados do local em que podem ser processados.

Os Dados Clínicos — prontuários, anotações, transcrições, gravações guardadas, resultados dos Recursos de IA e conversas com os assistentes de IA, inclusive as respectivas cópias de segurança — são armazenados em infraestrutura em nuvem localizada na região de armazenamento da conta. Para contas no Brasil, essa região é São Paulo. Os bancos de dados da Plataforma com cadastro, agenda e faturamento também ficam no Brasil.

Algumas operações dependem de serviços que o fornecedor não oferece na região de armazenamento. Nesses casos, o conteúdo necessário é enviado ao fornecedor, com criptografia em trânsito, e processado fora do Brasil somente durante a execução da operação; o resultado retorna à região de armazenamento, onde é guardado. As operações em que isso pode ocorrer são:

geração de texto por inteligência artificial — resumos, rascunhos, organização de registros, respostas dos assistentes de IA e interpretação de respostas a pedidos de confirmação de consulta —, pelo Google Vertex AI (itens 11.9 e 11.10);
conversão de áudio em texto, pela AssemblyAI (itens 9 e 10);
transporte do áudio e do vídeo das sessões remotas, em tempo real, pela Cloudflare, enquanto a chamada estiver em curso. A gravação, quando autorizada, é feita no navegador do Profissional e enviada diretamente à região de armazenamento.

A Duologa não utiliza, nesses fornecedores, recursos que guardem o conteúdo de forma persistente, como arquivos ou memórias de contexto armazenadas. Retenções temporárias do próprio fornecedor, quando existirem, observam os itens 9.1 e 11.9.

A indexação que permite a busca nos registros é processada na própria região de armazenamento.

Os serviços de autenticação de usuários (Google), de envio de e-mails operacionais e de mensagens pela WhatsApp Business Platform (itens 11.6 e 11.7) também podem operar fora do Brasil e manter os registros próprios desses serviços, como dados de login, endereços, números de telefone, conteúdo das mensagens e status de entrega.

As transferências internacionais decorrentes dessas operações observam o art. 33 da LGPD. Nova operação de processamento fora da região de armazenamento somente será adotada após a atualização desta Política.

11.9 Google Vertex AI como fornecedor de inteligência artificial

Os Recursos de IA que geram texto utilizam modelos de linguagem Gemini, contratados pela Duologa por meio do Google Vertex AI, serviço empresarial do Google Cloud (Google LLC e afiliadas), que atua como suboperador de dados.

Esses modelos não são oferecidos pelo fornecedor na região de São Paulo. Por isso, a geração de texto é processada pelo Google em outros países em que o modelo está disponível, e o país de cada solicitação não é definido previamente.

As categorias de informações enviadas ao modelo poderão incluir:

trechos de transcrições e de registros de sessão;
anotações e registros de prontuário necessários à operação solicitada;
perguntas feitas pelo Profissional aos assistentes de IA e os trechos recuperados para respondê-las;
nomes e informações de contexto mencionados nesses conteúdos, inclusive possíveis dados de saúde;
respostas escritas de Pessoas Atendidas a pedidos de confirmação de consulta (item 11.6);
perguntas feitas ao assistente da Central de Ajuda;
identificadores técnicos mínimos da solicitação.

A Duologa exigirá, contratual e tecnicamente, que o fornecedor:

trate o conteúdo apenas para gerar o resultado solicitado;
não utilize o conteúdo para treinar ou ajustar modelos;
mantenha confidencialidade e medidas adequadas de segurança;
comunique incidentes de segurança;
limite eventuais retenções temporárias ao necessário para prestar o serviço, garantir a segurança e prevenir abusos, pelo menor prazo que a configuração permitir.

11.10 Transferência internacional relacionada à inteligência artificial

O uso do Google Vertex AI para gerar texto envolve transferência internacional de dados, inclusive de dados pessoais sensíveis relacionados à saúde, para os países em que o Google processa o modelo. O conteúdo enviado e o resultado permanecem armazenados na região de armazenamento da conta.

Exportador: CONVERSAÇÕES INSTITUTO DE FACILITAÇÃO DE DIÁLOGOS LTDA
Importador ou suboperador: Google LLC e afiliadas (Google Cloud — Vertex AI)
Países de destino: Estados Unidos e demais países em que o Google Cloud disponibiliza o modelo
Serviço: geração de texto por modelo de linguagem
Categorias de dados: trechos de transcrições e registros, perguntas aos assistentes de IA, respostas a pedidos de confirmação, possíveis dados de saúde e metadados técnicos
Titulares: Pessoas Atendidas, profissionais e demais pessoas mencionadas nos registros
Finalidade: executar os Recursos de IA solicitados pelo Profissional ou pela Organização
Mecanismo: cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados, incorporadas ao contrato de tratamento de dados do fornecedor, ou outro mecanismo previsto no art. 33 da LGPD
Canal para direitos: contato@conversacoes.com.br

A revogação do consentimento para análise por IA de uma Pessoa Atendida interrompe o envio de novos conteúdos dela ao fornecedor, sem impedir o atendimento nem o uso da Plataforma sem esses recursos.

12. Prazos de retenção

Os dados serão mantidos pelo tempo necessário à finalidade, à execução do contrato, às instruções do controlador ou ao cumprimento de obrigações legais.

Como regra geral:

dados cadastrais e contratuais: durante a relação e por até cinco anos após seu término, ressalvados prazos maiores aplicáveis;
documentos fiscais e financeiros: pelo prazo exigido pela legislação tributária e contábil;
registros de acesso à aplicação: pelo prazo mínimo exigido pelo Marco Civil da Internet;
logs de segurança: pelo período necessário à prevenção, investigação e auditoria, normalmente até 12 meses;
solicitações de suporte: durante a relação e por até dois anos após a conclusão do atendimento;
Dados Clínicos em conta ativa: conforme instruções e configurações do Profissional ou da Organização;
Dados Clínicos após encerramento: disponíveis por até 90 dias para exportação e posteriormente eliminados dos ambientes ativos;
backups: eliminados ou sobrescritos nos ciclos técnicos, normalmente em até 90 dias;
áudio temporário para transcrição: pelo menor prazo tecnicamente necessário e conforme a configuração contratada com o fornecedor;
gravação intencionalmente armazenada: pelo período configurado pelo Profissional ou até sua exclusão;
conversas com o assistente de IA do caso: até 12 meses sem uso; conversas com o assistente da Central de Ajuda: até 90 dias sem uso — em ambos os casos, o autor pode apagá-las antes;
dados anonimizados: enquanto permanecerem efetivamente anônimos.

O Profissional é responsável por exportar e conservar registros sujeitos a prazos profissionais, éticos ou legais de guarda.

A Duologa poderá preservar dados por prazo adicional quando houver obrigação legal, ordem de autoridade, investigação, litígio, exercício regular de direitos ou necessidade comprovada de segurança.

13. Encerramento e exclusão de conta

O Assinante poderá solicitar o encerramento da conta e deverá exportar previamente os dados que precise conservar.

Após o encerramento:

a conta poderá permanecer em modo restrito durante a janela de exportação;
os dados serão eliminados dos sistemas ativos após o prazo informado;
cópias residuais poderão permanecer temporariamente em backups;
dados necessários ao cumprimento legal ou à defesa de direitos serão segregados e terão acesso restrito.

A exclusão da conta profissional não implica necessariamente eliminação imediata de todos os registros quando houver fundamento legal para preservação.

14. Direitos dos titulares

Nos termos da LGPD, o titular poderá solicitar, conforme aplicável:

confirmação da existência de tratamento;
acesso;
correção;
informação sobre compartilhamentos;
anonimização;
bloqueio;
eliminação;
portabilidade, observada a regulamentação;
informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento;
revogação do consentimento;
oposição a tratamento irregular;
revisão de decisões exclusivamente automatizadas;
informações sobre critérios utilizados em decisões automatizadas;
peticionamento perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

A solicitação poderá exigir confirmação da identidade do requerente.

14.1 Pedidos relativos a Dados Clínicos

Quando a Duologa atuar como operadora, o pedido deverá ser decidido pelo Profissional ou pela Organização controladora.

A Duologa poderá encaminhar o pedido ao controlador, informar quem é o controlador, prestar auxílio técnico e preservar os dados até receber instruções válidas.

A Duologa não poderá alterar ou eliminar prontuários por iniciativa própria quando estiver atuando como operadora.

14.2 Revogação do consentimento de gravação e transferência

A revogação impedirá gravações, transcrições e transferências futuras associadas ao titular.

A revogação não invalida tratamentos realizados licitamente antes de sua manifestação e não determina automaticamente a eliminação de registros que devam ser mantidos por obrigação legal, norma profissional ou exercício regular de direitos.

14.3 Canal para solicitações

Pedidos poderão ser enviados para contato@conversacoes.com.br.

A solicitação deverá conter informações suficientes para localizar os dados e confirmar a legitimidade do pedido.

15. Crianças e adolescentes

Contas profissionais não são destinadas a menores de 18 anos.

Dados de crianças ou adolescentes somente deverão ser inseridos por Profissional, Organização ou responsável autorizado, observados o melhor interesse, a proteção integral, a autonomia progressiva, as normas profissionais, a participação do responsável quando exigida, a minimização dos dados e controles reforçados de acesso.

Quando houver acesso direto de criança ou adolescente à Plataforma, a Duologa e o controlador deverão adotar mecanismos adequados de informação, proteção e, quando necessário, aferição de idade ou representação.

Dados de menores não serão utilizados para publicidade comportamental nem para criação de perfis comerciais.

16. Cookies e tecnologias semelhantes

A Duologa poderá utilizar:

16.1 Cookies essenciais

Necessários para autenticação, segurança, manutenção da sessão, preferências básicas e funcionamento da Plataforma.

16.2 Cookies analíticos

Utilizados para medir desempenho e compreender o uso do site. Quando exigido, dependerão de consentimento.

16.3 Cookies funcionais

Utilizados para lembrar preferências e habilitar integrações.

16.4 Cookies de marketing

Quando utilizados no site institucional, dependerão das escolhas apresentadas no gerenciador de cookies.

A área autenticada destinada a prontuários e Dados Clínicos não deverá utilizar informações de saúde para publicidade ou rastreamento comportamental.

17. Comunicações comerciais

A Duologa poderá enviar informações sobre seus próprios produtos, observada a base legal aplicável.

O destinatário poderá cancelar comunicações comerciais a qualquer momento.

Mensagens de segurança, faturamento, alteração contratual ou funcionamento da conta continuarão sendo enviadas enquanto necessárias à prestação do serviço.

Dados Clínicos não serão utilizados para segmentar campanhas comerciais.

18. Segurança

A Duologa adota medidas técnicas e administrativas compatíveis com a natureza e os riscos do tratamento, incluindo, conforme aplicável:

controle de acesso;
segregação de ambientes;
autenticação;
registros de auditoria;
criptografia em trânsito e em repouso, com camada adicional de criptografia dos Dados Clínicos por chave própria de cada conta;
armazenamento dos Dados Clínicos na região de armazenamento da conta (item 11.8);
proteção de credenciais;
backups;
monitoramento;
gestão de vulnerabilidades;
confidencialidade contratual;
procedimentos de resposta a incidentes;
limitação de acesso interno;
treinamento de pessoas autorizadas.

Nenhum sistema é absolutamente invulnerável. Usuários também devem proteger suas contas, dispositivos e ambientes.

Suspeitas de incidente devem ser comunicadas imediatamente para contato@conversacoes.com.br.

19. Incidentes de segurança

A Duologa avaliará incidentes que envolvam dados pessoais e adotará medidas para conter o evento, investigar suas causas, reduzir danos, preservar evidências, corrigir vulnerabilidades, informar controladores afetados, cooperar com autoridades e apoiar comunicações aos titulares.

Quando atuar como operadora, a Duologa comunicará o controlador sem demora injustificada.

Quando atuar como controladora e o incidente puder acarretar risco ou dano relevante, realizará as comunicações exigidas pela LGPD e pela regulamentação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados dentro dos prazos aplicáveis.

20. Decisões automatizadas

Os Recursos de IA destinados a registros, resumos ou documentos produzem conteúdo assistivo e não devem gerar decisões clínicas autônomas.

A Duologa poderá utilizar mecanismos automatizados para segurança, detecção de fraude ou proteção de contas.

Quando decisão exclusivamente automatizada produzir efeito relevante sobre o titular, ele poderá solicitar revisão e informações sobre os critérios empregados, ressalvados segredos comercial e industrial.

21. Encarregado e contato de privacidade

Encarregado ou área responsável: área de privacidade e proteção de dados de CONVERSAÇÕES INSTITUTO DE FACILITAÇÃO DE DIÁLOGOS LTDA
E-mail: contato@conversacoes.com.br
Endereço: R. Professor Alonso Ferraz, 81 — Ribeirão Preto/SP, CEP 14025-530

As informações atualizadas do encarregado também estarão disponíveis no site da Duologa.

22. Alterações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais ou regulatórias, novas funcionalidades, alterações de fornecedores, melhorias de segurança ou mudanças nas operações de tratamento.

Alterações relevantes serão comunicadas por meio adequado.

Quando nova finalidade depender de consentimento, a Duologa solicitará autorização específica antes de iniciar o tratamento.

23. Legislação aplicável

Esta Política será interpretada segundo a legislação brasileira, especialmente a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, o Marco Civil da Internet, o Código de Defesa do Consumidor quando aplicável, a legislação de telessaúde, o Estatuto da Criança e do Adolescente, as normas dos respectivos conselhos profissionais e as regulamentações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Termos de Uso · Instruções para exclusão de dados